CONDICIONES Y RESPONSABILIDADES PARA LA GENERACIÓN, USO, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS FOLIOS ELECTRÓNICOS
Los siguientes aspectos son de obligatorio conocimiento y observancia por parte
del organismo deportivo solicitante y tienen como finalidad garantizar la adecuada
utilización, integridad, conservación y trazabilidad de los folios electrónicos
generados en el marco del trámite.
1. Descarga única
El mecanismo habilitado para la descarga permitirá realizar una única descarga
de los archivos electrónicos. En consecuencia, una vez efectuada, el organismo
deportivo deberá verificar que los archivos hayan sido descargados correctamente
y proceder a su conservación en un medio seguro.
2. Custodia y conservación
Es responsabilidad del organismo deportivo, por conducto de su representante
legal y del secretario(a) correspondiente, garantizar la adecuada custodia,
conservación, integridad y disponibilidad de los archivos electrónicos descargados.
Se recomienda mantener, adicionalmente, una copia de respaldo en un medio seguro,
sin alterar los archivos originales.
3. Uso exclusivo de los folios
Los folios electrónicos deberán utilizarse exclusivamente para el asentamiento
de las actas correspondientes al libro para el cual fueron generados, esto es,
Actas de Asamblea o Actas de Comité Ejecutivo, según corresponda. No podrán ser
destinados a un libro diferente ni a una finalidad distinta de aquella para la
cual fueron expedidos.
4. Orden consecutivo
Los folios deberán utilizarse respetando estrictamente el orden consecutivo de
su numeración. No podrán omitirse, intercambiarse, reordenarse o utilizarse de
manera diferente a la secuencia en que fueron generados.
5. Uso único de cada folio
Cada folio electrónico podrá utilizarse una sola vez para el asentamiento del
contenido correspondiente. Una vez diligenciado, no podrá ser reutilizado para
otra acta, reunión o contenido diferente.
6. Actas que ocupen varios folios
Cuando el contenido de un acta requiera más de un folio electrónico, deberán
utilizarse los folios siguientes en estricto orden consecutivo, de manera que
se conserve la continuidad y trazabilidad del acta dentro del respectivo libro.
7. Folios diligenciados de manera errónea o inutilizados
Cuando un folio sea diligenciado de manera errónea, resulte inutilizado o no
pueda ser utilizado para el asentamiento definitivo del acta, deberá conservarse
dentro de la secuencia correspondiente y no podrá ser reutilizado para el
asentamiento de una nueva acta. Cuando corresponda, deberá dejarse constancia
de su condición de folio inutilizado, de manera que se preserve la integridad
y trazabilidad del libro.
8. Integridad de los folios electrónicos
Los folios generados por la Dirección de Personas Jurídicas no deberán ser
modificados, alterados, recortados, sobrescritos, reorganizados o manipulados
de manera que se afecten su numeración, identificación, estructura o cualquier
elemento dispuesto para su validación y autenticidad.
9. Prohibición de sustitución o reconstrucción
No deberán utilizarse capturas de pantalla, imágenes, reproducciones, archivos
reconstruidos, escaneos o copias modificadas para sustituir los folios
electrónicos originalmente generados por la Dirección de Personas Jurídicas.
Para el asentamiento de las actas deberá conservarse la integridad del archivo
electrónico correspondiente.
10. Seguridad de la información
El número de radicado, código de verificación y demás información utilizada
para acceder a los archivos deberán mantenerse bajo custodia del organismo
deportivo y utilizarse exclusivamente para la descarga de los folios
correspondientes. Esta información no deberá ser divulgada públicamente ni
compartida con terceros no autorizados.
11. Conservación de los archivos originales
El organismo deportivo deberá conservar los archivos electrónicos originalmente
descargados, aun después de haber asentado las respectivas actas, como respaldo
de los folios generados y como elemento que permita mantener la trazabilidad
del libro.
12. Solicitud de nuevos folios
Para la generación de nuevos folios electrónicos, el organismo deportivo deberá
allegar el archivo electrónico o soporte correspondiente al último folio
efectivamente diligenciado del libro respectivo, junto con la solicitud suscrita
por el representante legal, sin perjuicio de los demás requisitos que resulten
aplicables.
13. Pérdida, daño o imposibilidad de utilización
En caso de pérdida, daño, alteración o imposibilidad de utilizar los archivos
electrónicos descargados, el organismo deportivo deberá informar oportunamente
a la Dirección de Personas Jurídicas, con el fin de determinar, de acuerdo con
las condiciones técnicas y jurídicas del trámite, la actuación que resulte
procedente.
